DB53/T214-2007文书档案目录数据库结构与交换格式

2019年09月04日   来源:云南省地方标准网


1. 范围

本标准规定了文书档案目录数据库结构、文书档案目录数据字段著录细则和文书档案目录数据交换格式。

本标准适用于本省文书档案目录数据库的建立。

本标准亦可作为编制相关办公自动化软件、档案管理管理软件和文档全文管理系统数据库结构和数据交换参考。

2. 规定性引用文件

下列文件中的条款通过本规程的引用而成为本规程的条款。凡是注日期的引用文件。其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修改版均不适用于本规程。然而,鼓励根据本规程达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本规程。

gb/t 2312信息处理 信息交换用7位编码字符集

gb/t1988-1998 信息交换用汉字编码字符集 基本集

gb/t7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

gb/t7156-2003文献保密等级代码

gb/t15418档案分类标引规则

da/t1-2000档案工作基本术语

da/t19档案主题标引规则

da/t18档案著录规则

da/t22归档文件整理规则

国家档案局《全国档案馆名称代码》

国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

档案出版社《中国档案分类法》(第二版)

档案出版社《中国档案主题词表》

3. 术语和定义

da/t1-2000确定的以及下列术语和定义适用于本标准

3.1文书档案

反映党务、行政管理等活动的档案。

3.2档案目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

3.3数据库

一种由数据记录组成并存入计算机存储器的文件,包含若干字段以及一组用来查找、排序、重组以及其他功能的操作。

3.4档案目录数据库

将描述档案内容和形式特征的数据记录按一定格式存入存储器所形成的文件,具有数据检索、排序、修改、增删和其他功能。

3.5数据库结构

对数据库中记录格式的一般描述,它包括字段的个数、对每个字段数据类型的说明,以及所使用的的字段名等。

3.6数据记录

描述对象特征信息的数据集合,由若干数据字段组成。

3.7数据字段

描述对象的某一方面特征的数据。

3.8字段类型

对一组数据基本属性的定义。他指明了该组数据的可能取值范围、可执行的操作以及在存储器中的存储方式。本标准使用三种字段类型:字符型、数字型、日期型。

3.9字段长度

字段所包容字符的最大个数。

3.10档案著录

对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.10.1著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。

3.10.2必要著录项目

按照本标准建立的文书档案目录数据库或者进行文书档案目录数据交换时,必须有的著录项目。

3.10.3选择著录项目

各单位根据本单位档案数据情况,可以选择著录的项目。选定的著录项目应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3.11档案目录数据交换

档案目录数据库文件在计算机网络上或以脱机介质为载体。在计算机应用系统间进行的数据交换。

3.12 dbf格式

   xbase关系型数据库文件的存储格式,后缀为.dbf

4. 文书档案目录数据库结构

包括文件级目录数据库结构和案卷级目录数据库结构。

4.1文件级目录数据库结构

本标准规定了两种文件级目录数据库结构,分别适用于表1规定的文件立卷改革前的档案目录和表2所规定的按照da/t22整理的档案目录。

 

               表1文件级目录数据库结构1

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

备注

1

档案馆代码

dagdm

字符型

6

档案馆著录

2

全宗号

qzh

字符型

4

 

3

目录号

mlh

字符型

3

 

4

案卷号

ajh

数字型

4

 

5

档号

dh

字符型

24

 

6

文件号

wjh

数字型

4

 

7

缩微号*

swh

字符型

30

 

8

起页号

qyh

数字型

4

 

9

止页号

zyh

数字型

4

 

10

电子文档号*

dzwdh

字符型

24

 

11

题名

tm

字符型

250

 

12

文件编号

wjbh

字符型

100

 

13

责任者

zrz

字符型

100

 

14

时间

sj

日期型

8

 

15

保管期限

bgqx

字符型

4

 

16

密级

mj

字符型

4

 

17

解密划控

jmhk

字符型

4

 

18

载体类型*

ztlx

字符型

10

 

19

载体数量*

ztsl

数字型

3

 

20

载体单位*

ztdw

字符型

10

 

21

载体规格*

ztgg

字符型

20

 

22

稿本*

gb

字符型

10

 

23

分类号

flh

字符型

24

 

24

档案主题词*

daztc

字符型

100

 

25

档案状况*

dazk

字符型

20

 

26

附注*

fz

字符型

100

 

注:带“*”者为选择著录项。

 

 

 

             表2文件级目录数据库结构2

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

备注

1

档案馆代码

dagdm

字符型

6

档案馆著录

2

全宗号

qzh

字符型

4

 

3

年度

nd

字符型

4

 

4

保管期限

bgqx

字符型

4

 

5

机构或问题*

jgwt

字符型

20

 

6

件号

jh

数字型

5

 

7

档号

dh

字符型

40

 

8

页数

ys

数字型

4

 

9

缩微号*

swh

字符型

30

 

10

电子文档名*

dzwdm

字符型

50

 

11

题名

tm

字符型

250

 

12

文件编号

wjbh

字符型

100

 

13

责任者

zrz

字符型

100

 

14

时间

sj

日期型

8

 

15

密级

mj

字符型

4

 

16

解密划控

jmhk

字符型

4

 

17

载体类型*

ztlx

字符型

10

 

18

载体数量*

ztsl

数字型

3

 

19

载体单位*

ztdw

字符型

10

 

20

载体规格*

ztgg

字符型

20

 

21

稿本*

gb

字符型

10

 

22

分类号

flh

字符型

24

 

23

档案主题词*

daztc

字符型

100

 

24

档案状况*

dazk

字符型

20

 

25

附注*

fz

字符型

100

 

注:带“*”者为选择著录项。

 

 

 

4.2 案卷级目录数据库结构

适用于表3规定的文书档案立卷改革前的文书档案目录。

              表3 案卷级目录数据库结构

序号

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

备注

1

档案馆代码

dagdm

字符型

6

 

2

全宗号

qzh

字符型

4

 

3

目录号

mlh

字符型

3

 

4

案卷号

ajh

数字型

4

 

5

档号

dh

字符型

24

 

6

缩微号*

swh

字符型

30

 

7

题名

tm

字符型

250

 

8

责任者

zrz

字符型

100

 

9

起始时间

qssj

日期型

8

 

10

终止时间

zzsj

日期型

8

 

11

保管期限

bgqx

字符型

4

 

12

解密划控

jmhk

字符型

4

 

13

载体类型*

ztlx

字符型

10

 

14

载体数量*

ztsl

数字型

3

 

15

载体单位*

ztdw

字符型

10

 

16

载体规格*

ztgg

字符型

20

 

17

分类号

flh

字符型

24

 

18

档案主题词*

daztc

字符型

100

 

19

附注*

fz

字符型

100

 

注:带“*”者为选择著录项。

 

5.  著录项目细则

5.1 著录项目的选择

必要著录项目必须著录。

5.2 著录要求

5.2.1 档案馆代码

根据国家档案局编制的《全国档案馆名称代码》所赋予的档案馆代码著录(档案室此项不著录)。

5.2.2 档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。可由软件按照规定的档号结构自动生成。

文书立卷改革前整理的档案目录,档号结构为:

全宗号-案卷目录号-案卷号

按照da/t 22整理的档案目录,档号结构为:

                      全宗号-年度-保管期限-件号

全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号

 

 

 

5.2.2.1 全宗号

全宗号用四位代码标识。其中第一位用阿位伯数字或英文字母标识全宗属性,后三位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆(室)内全宗号不得重复。全宗号的格式是:

 

 

5.2.2.2 案卷目录号

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。案卷目录号

以三位阿拉伯数字标识。案卷目录号的格式是:

 

 

5.2.2.3 案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号,不得重号。案卷号用四位阿拉伯数字标识。案卷号的格式是:

5.2.2.4 件号

按照da/t 22的规定著录。

5.2.2.5年度

按照da/t 22整理的档案,其年度指文件形成年度,是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如:“2003”。

5.2.2.6 文件号、页(张)号、起页号、止页号、页数

 

 

5.2.2.6.1 文件号

文件号用四位阿拉伯数字标识。案卷内文件按排列次序流水编号,同一案卷内件号不得重复,不应有空号。文件号的格式是:

        


5.2.2.6.2 页(张)号

页(张)号用四位阿拉伯数字标识。案卷内文件各页按排列次序流水编号,有字迹的页均应编号,同一案卷内页(张)号不得遗漏或重复,不应有空号。

页(张)号的格式是:

 

 

5.2.2.6.3 起页号

案卷内一份文件老凤凰棋牌的页号。格式同页号。

5.2.2.6.4 止页号

5.2.2.6.3 起页号

案卷内一份文件老凤凰棋牌的页号。格式同页号。

5.2.2.6.4 止页号

案卷内一份文件末页的页号。格式同页号。

5.2.2.6.5 页数

每一件归档文件的页数。文件中有图文的为一页。

5.2.3 缩微号

档案缩微复制品的编号。

5.2.3.1 案卷缩微号

a)盘式档案缩微胶片,其缩微号推荐格式由全宗号、盘号、盘内案卷序号组成,格式为:

 

 

 

其中,全宗号根据本标准5.2.2.1的规定编制;盘号是一个全宗内,按拍摄先后顺序给每盘缩微品的编号,用三阿拉伯数字表示;盘内案卷序号即案卷在缩微胶卷中的顺序号。

示例:1006全宗第38卷至43卷缩微于第29盘胶卷,则第38卷在胶卷中排序为1,其案卷序号就是001,第39卷在胶卷中排序为2,其地址号就是002⋯⋯依次类推,第43卷地址号为006。由此,第38卷缩微号为:1006-029-001。

b)片式缩微胶片,其缩微号推荐格式由全宗号、片号组成:

其中,全宗号根据本标准5.2.2.1的规定编制;片号是一个全宗内,按拍摄先后顺序给每张缩微片的编号,一般由五位阿拉伯数字组成。

5.2.3.2 文件缩微号

a)盘式档案缩微胶片,其文件的缩微号在本标准5.2.3.1.a)规定的案卷缩微号后用连线“-”加上文件老凤凰棋牌的画幅号,画幅号用三位数表示。

b)片式缩微胶片,其文件缩微号在本标准5.2.3.1.b)规定的案卷缩微号后用连线“-”加上文件老凤凰棋牌的画幅号,画幅号用三位数表示。

 

5.2.4 电子文档名

标识档案馆、室管理电子文件名称的一组符号代码。推荐使用由归档存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称和文件格式后缀五部分组成的格式。其中,存储介质代码用字母表示,“gp”表示光盘,“cd”表示磁带;全宗号按本标准5.2.2.1的规定表示;盘号用阿拉伯数字表示,一般为四位数;电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。

示例:gp-1006-0004-10012002yj0038.txt

5.2.5 题名

包括文件题名和案卷题名。

5.2.5.1 文件题名

a)一般按照原件著录,如原件没有题名,则应自拟题名,并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时,原题名照录,并据其内容另拟题名,加“[ ]”号附后。

b)文件除正题名外,有并列题名、副题名、说明题名文字时,应按序依次著录。其中,并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“:”号。

5.2.5.2 案卷题名

一般照原文著录,原题名不能揭示案卷內容或语句冗长不通时,应修改后再著录

5.2.6 文件编号

文件制发过程中,由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

5.2.6.1 文件编号除年度用“[]”号、序号用阿拉伯数字外,其余照原文字和符号抄录。

5.2.6.2 联合发文且有多个编号的文件,一般只著录一个文件编号,但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号,中间用“;”隔开。

5.2.7 责任者

对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

5.2.7.1 个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。

5.2.7.2 团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称,同一团体责任者的名称前后著录应一致。

5.2.7.3 责任者有多个时,最多著录三个责任者,其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间以“;”号相隔。

5.2.7.4 文件所署责任者为代称、别名、笔名时,应照原文著录,另将其真实名称加“()”附后。

5.2.7.5 未署责任者或原责任者不完整、不准确时,应著录考证出的正确的责任者,并加“[ ]”号。

5.2.7.6 会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数以及文件制发机关或讲话领导人姓名或会议筹办机构。

5.2.8 时间

按著录对象的不同,分为文件形成时间和卷内文件起止时间。

5.2.8.1 文件形成时间

a)文件形成时间根据gb/t 7408由八位阿拉伯数字表示,第一至四数表示年度,第五至六位数表示月份,第七至八位数表示日期。

示例1:某文件形成时间为1956年2月18日。

应著录:19560218

b)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的,一律转换成公元纪年,不加注。

c)原文件未署时间或所署时间有误者,应著录考证出的准确的文件时间,并在附注字段注明。

d)文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原时间,原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之,并在附注字段注明。

e)由若干份文件为对象著录一个条目时,著录其中内容最重要文件的形成时间,如文件正本形成时间、来文形成时间等,并在附注字段著录其中最早和最迟形成的文件时间,中间用“-”连接。

5.2.8.2 起始时间

案卷内形成最早的文件日期。著录方法符合本标准5.2.8.1的规定。

5.2.8.3 终止时间

案卷内形成最晚的文件日期。著录方法符合本标准5.2.8.1的规定。

5.2.9 保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间。2007年以前归档的档案可著录为永久、长期、短期,2007年以后(含2007年)归档的档案根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》著录为永久、30年、10年。

 

 

5.2.10 密级

密级一般按文件形成时所确定的密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级可不著录。

密级按gb/t 7156-2003划分为五个级别,名称代码见表4。

              表4 文献保密等级代码

数字代码

汉语拼音代码

汉字代码

名称

1

gk

公开

公开级

2

xz

限制

限制级

3

mm

秘密

秘密级

4

jm

机密

机密级

5

um

绝密

绝密级

 

5.2.11 解密划控

根据档案文件形成时间及文件内容确定档案是向社会开放还是继续保密控制使用。档案馆已确定为开放的文件或案卷,此项不著,不开放的文件或案卷则著录“控制”或“k”字。数据交换时,如控制级别发生改变,应著录新的控制级别。

5.2.12 载体类型

档案载体物质形态的种类。根据da/t 18著录为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录,其他载体类型据实著录。

5.2.13 载体数量及单位

数量为阿拉伯数字,单位用档案物质形态的统计单位,如“页”、“张”、“件”、“卷”

“册”、“盒”、“盘”等。

5.2.14 载体规格

档案载体的尺寸及型号。如:16开、a4、5英寸、105mm×148mm。

5.2.15 稿本

档案文件的文稿、文本和版本。根据da/t 18稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。

5.2.16 分类号

根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。

5.2.16.1 分类号应依据《中国档案分类法》(第二版)和gb/t 15418进行标引。

5.2.16.2 档案分类标引应根据档案的主题内容、价值、实际用途等因素,选定适当的标引深度,一般不超过3个分类号,各分类号之间用“+”号连接。

5.2.17 主题词

揭示档案主题内容的规范化的词或词组。

5.2.17.1 主题词应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及da/t 19

进行标引。

5.2.17.2 一个案卷或文件的主题词一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。

5.2.18 档案状况

根据档案载体的完好程度著录。著录时用汉语拼音或汉字代码标识,标识代码见表5。

 

               表5 档案状况标识符号对照表

档案状况

汉字代码

汉语拼音代码

载体破损

破损

ps

字迹退变

退变

tb

载体老化

老化

lh

其他情况

其他

qt

 

5.2.19 附注

对各个数据字段的补充解释与说明。依各项目的顺序著录,项目以外需解释和说明的列在其后。

5.2.19.1 各数据字段需要注明的事项

主要注明同一文件的不同题名或其他称谓、责任者、时间考证依据或著录来源等。

示例1:题名又称“十五”计划

示例2:责任者系根据考证确定

示例3:文件时间系考证时间

 

5.2.19.2 各数据字段以外需要注明的事项

主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存、文件的真伪判断等情况。

示例1:此件复制于云南省档案馆

示例2:该件由×××于××××年捐赠

5.3 案卷级数据记录与文件级数据的联系

5.3.1 案卷级数据记录中的“档案馆代码”、“全宗号”、“目录号”、“案卷”、“档号”必须与属于该案卷的文件级数据记录中同名数据字段内容完全相等。

5.3.2 案卷级数据记录中“密级”、“解密划控”控制等级不低于属于该案卷的文件级数据相应字段的最高控制等级。

示例1:案卷内其中一份文件“密级”为“秘密”,则该案卷“密级”必须为“秘密”或“秘密”以上密级。

示例2:案卷内其中一份文件“解密划控”为“k”,则该案卷“解密划控”必须为“k”。

5.4 数据字段中著录内容之前不留空格。

6.  档案目录数据交换

6.1 档案目录数据交换格式

本标准规定扩展名为.dbf的xbase关系型数据库文件作为文书档案目录数据交换的文件格式。

6.2 档案目录数据交换要求

6.2.1数据库文件名称格式:

 

         

 

a)数据级别分为文件级和案卷级。文件级用汉语拼音字母“w”标识;案卷级用汉语拼音字母“a”标识。

b)数据交换单位标识使用七位字符。机关档案室向档案馆交换的数据,首位著录汉语拼音字母“q”,后六位著录该机关所在全宗的全宗号,不足六位的在前面补“0”;档案馆间交换的数据,首位著录汉语拼音字母“g”,后六位著录数据移交方的档案馆代码。

c)全宗号著录方法按本标准5.2.2.1的规定执行。

d)数据交换年度著录方法按本标准5.2.2.5的规定执行。

e)脱机存储时,如果数据库文件长度超过存贮介质容量,可压缩或者分割为若干个库文件存贮,并按顺序进行编号。库文件编号从01~99顺序编制。

示例1:建库单位是中共云南省委,数据交换级别是文件级数据,全宗号1001,数据交换年度2001年,库文件编号为2号。

库文件名著录为:w-q001001-2001-02.dbf。

示例2:建库单位是昆明市档案馆,数据级别是案卷级数据,档案馆代码为453002

,数据交换年度2002年,库文件编号为1号。

库文件名著录为:a-g453002-2002-01.dbf。

6.2.2 经过加密处理的数据,交换时必须提供解密手段。

6.2.3 经过压缩处理的数据,交换时必须提供解压缩手段。

6.2.4 档案目录数据脱机交换使用cd-r光盘。使用网络交换应遵守相关规定,确保数据安全保密。

6.2.5 档案目录数据交换光盘应带有外部标识,注明全宗名称、全宗号、相关年度及盘号,馆际之间档案目录数据交换要注明档案馆代码。

6.2.6 档案目录数据交换光盘应确认无病毒才能接收。

7.  文字细则

7.1著录所用汉字应符合gb 2312或其他国家标准字符集的规定,国家标准字符集中未包含的汉字或字符,用图形符号“~”表示。

7.2 著录所用字母、数字及符号应符合gb/t 1988-1998的规定。

7.3 著录所用数字一律采用阿拉伯数字。

7.4著录所用汉语拼音字母和英文字母一律采用大写。

7.5 著录中用“□”表示一个残缺或未考证出的中文文字,未考证出的责任者以及难以计数的残缺文字以三个“□”代替。

7.6 本标准涉及的各种符号,如“=”、“+”、“[ ]”、“.”等,录入时,一律用半角字符。